Wyposażenie
Ogólne
W jaki sposób eksportować dane do SIO?
- Program Wyposażenie umożliwia wydruk zestawień do SIO (od wersji 5.1004). Aby ująć dany składnik wyposażenia w zestawieniu do SIO, należy odszukać powiązany z nim przychód w Kartotece ilościowo-wartościowej / Kartotece ilościowej, a następnie nacisnąć przycisk Popraw. W dolnej części okna Wyposażenie należy wybrać przycisk Edytuj SIO. Otworzy się okno Przypisz do SIO, w którym należy zaznaczyć fistaszkiem właściwą tabelę oraz wybrać pozycję w tabeli, a następnie potwierdzić przyciskiem Zatwierdź. Analogicznie ujmuje się w zestawieniu środki trwałe. Należy wskazać na liście wybrany środek trwały, a następnie nacisnąć na przycisk Edytuj SIO w prawej dolnej części okna. W dalszej kolejności w oknie Przypisz do SIO wystarczy wybrać właściwą tabelę i pozycję w tabeli oraz zapisać dane naciskając na przycisk Zatwierdź. Aby wydrukować zestawienie do SIO, Użytkownik powinien przejść do kartoteki Wydruki, wybrać na liście wydruków Zestawienie do SIO, wskazać na jaki dzień ma być ono sporządzone, a następnie nacisnąć przycisk Do druku. Po wygenerowaniu przez program podglądu wydruku należy wybrać przycisk Drukuj, aby wydrukować dokument. W aktualnej wersji programu Wyposażenie istnieje możliwość automatycznego eksportu zestawienia do programu SIO w bieżącej wersji. Aby wysłać dane z programu Wyposażenie DDJ należy w dolnej części okna Wydruki zaznaczyć fistaszek przy opcji Wybierz plik XML stworzony w programie SIO, a następnie wskazać ścieżkę do rozkodowanego pliku XML. W sytuacji, gdy eksportowane są dane zespołu szkół należy określić, jakiej jednostki składowej one dotyczą.
Czy program Wyposażenie DDJ współpracuje z drukarką kodów kreskowych?
- W wersji 6.4 programu Wyposażenie DDJ przystosowano wydruk kodów kreskowych do współpracy z drukarką kodów. Zastosowanie takiej drukarki pozwala na pracę ciągłą przy dużej prędkości, a ich zużycie ekonomiczne następuje bardzo powoli. Urządzenia te wykorzystywane są najczęściej w jednostkach, w których istnieje potrzeba drukowania dużej ilości kodów kreskowych lub etykiet. W celu skorzystania z w/w drukarki należy wejść do kartoteki Wyposażenie lub Środki trwałe, wybrać przycisk Do druku >> Kody kreskowe >> Kody kreskowe... Następnie w polu Typ kodów należy wybrać pozycję Etykiety, wówczas pojawi się pole Rozmiar. Aby zdefiniować rozmiar etykiety należy wybrać przycisk z trzema kropkami. W oknie Rozmiar etykiet Użytkownik może zdefiniować kilka rozmiarów oraz zaznaczyć dodatkowe informacje, jakie mają się znaleźć na etykietach. Następnie należy kliknąć na przycisk Wybierz i Do druku.
Jak zarejestrować program?
- W celu zarejestrowania programu należy wejść w Ustawienia >> Parametry >> Dane placówki (właściciela programu) i uzupełnić pola zgodnie z informacjami, jakie Państwo otrzymali na umowie licencyjnej. Polami, które obligatoryjnie należy wypełnić, są: Pełna nazwa, Miejscowość oraz Nr licencji. Jeśli dane zostaną prawidłowo wprowadzone, nad oknem głównym zniknie napis >>NIELEGALNA KOPIA<<.
Kartoteka wydruków
Dlaczego na wydruku Stanu wyposażenia / Stanu środków trwałych nie pojawiają się wszystkie dane?
- Należy sprawdzić, czy prawidłowo podano wszystkie parametry wydruku. Szczególną uwagę należy zwrócić na pola Od daty i Do daty (domyślnie pole Od daty jest puste, a w polu Do daty program wyświetla aktualną datę; oznacza to, że na wydruku znajdą się składniki wyposażenia przyjęte do używania do wskazanej daty) oraz pole Ze stanem zerowym (jeżeli w kartotece znajdują się składniki wyposażenia o zerowej wartości i mają one zostać ujęte na wydruku, to wówczas pole powinno być oznaczone fistaszkiem).
Kartoteka wyposażenia
Czy podczas wprowadzania identycznych składników wyposażenia można za jednym razem wprowadzić większą liczbę przychodów?
- Jeżeli wprowadzamy większą ilość identycznych składników wyposażenia możemy skorzystać z opcji Stwórz przychody, aby uniknąć kilkukrotnego wprowadzania tych samych danych. Opcja ta jest dostępna podczas wprowadzania nowego elementu wyposażenia, jeżeli w polu Ilość wpiszemy liczbę większą lub równą 2. Po uzupełnieniu wszystkich wspólnych danych dotyczących wprowadzanych składników wyposażenia należy nacisnąć przycisk Stwórz przychody (zamiast na przycisk Zatwierdź). Program wygeneruje wówczas odrębne przychody z ilością równą 1 i nada im kolejne numery inwentarzowe (od wersji 5.4001) wg wybranego przez nas klucza. Brakujące dane dla każdego z przychodów można uzupełnić podświetlając daną pozycję na liście, a następnie nacisnąć przycisk Popraw.
W jaki sposób wprowadzać elementy wyposażenia w programie?
- Przed rozpoczęciem wprowadzania składników wyposażenia należy w programie stworzyć jednostkę (w kartotece Jednostki) i uzupełnić jej dane. Dopiero po utworzeniu jednostki możliwa jest praca w kartotekach Wyposażenie i Środki trwałe. Aby wprowadzić nowy element wyposażenia w Kartotece ilościowo-wartościowej należy w pierwszej kolejności stworzyć Grupę wyposażenia, do której chcemy przypisać dany składnik. W tym celu należy nacisnąć przycisk Nowy w prawym górnym rogu kartoteki, uzupełnić pole Nazwa grupy i opcjonalnie Numer inwentarzowy, a następnie wybrać przycisk Zatwierdź. Jeśli dana Grupa wyposażenia została już wcześniej wprowadzona do programu, to wówczas wystarczy podświetlić odpowiedni wiersz na liście Grup wyposażenia. Następnie należy przejść na listę elementów wyposażenia danej grupy (jeśli Grupa wyposażenia nie zawiera jeszcze żadnych elementów, na puste pole u dołu ekranu). Należy nacisnąć przycisk Przychód po prawej stronie, a następnie uzupełnić dane dotyczące wprowadzanego składnika wyposażenia. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy je zatwierdzić używając przycisku Zatwierdź.
Jak cofnąć rozchód elementu wyposażenia?
- Rozchodowane elementy wyposażenia oznaczone są kolorem czerwonym i są widoczne przy elemencie wprowadzonym jako przychód. Cofnięcie rozchodu danego elementu wyposażenia polega na usunięciu pozycji rozchodu zaznaczonej na czerwono. W tym celu należy zaznaczyć pozycję rozchodu (oznaczoną na czerwono) i kliknąć na przycisk Skasuj. Ewidencja rozchodowanych środków trwałych widoczna jest po zaznaczeniu fistaszka przy opcji Rozchodowane znajdującej się nad listą środków trwałych. Aby cofnąć rozchód środka trwałego należy wejść do kartoteki Środki trwałe i zaznaczyć haczyk przy pozycji Rozchodowane w górnej części okna. Następnie należy wybrać środek, którego rozchód dotyczy i nacisnąć na przycisk Cofnij rozchód.
Kartoteka środków trwłych wnip/pśt
Jak wprowadzić elementy składowe środka trwałego?
- W programie Wyposażenie DDJ istnieje możliwość wyodrębnienia składników Środków trwałych. Dodano w tym celu zakładkę Elementy składowe. Zakładka pozwala zdefiniować wszystkie składniki danego środka trwałego. Aby dodać nowy element środka trwałego należy w kartotece Środki trwałe w zakładce elementy składowe kliknąć przycisk Nowy, wtedy podświetlą się pola, które należy uzupełnić, a mianowicie: Nazwa elementu składowego, Opis, Wartość. Uzupełnienie pola Data dodania spowoduje dodanie nowej pozycji w zakładce Dane o amortyzacji – Zmniejszenie/zwiększenie wartości środka trwałego lub stawki amortyzacji. Wartości z kolumny Wartość początkowa stanowią wartość początkową środka trwałego, widoczną w zakładce Dane o amortyzacji. Koszty zdefiniowane w momencie przyjęcia środka trwałego są proporcjonalnie rozdzielone na wszystkie elementy składowe, widoczne w kolumnach koszty....
Jak zwiększyć wartość środka trwałego / zmienić stawkę amortyzacyjną środka trwałego?
- Jeżeli już po przyjęciu do używania środka trwałego pojawia się konieczność zwiększenia lub zmniejszenia jego wartości (wynikająca na przykład z modernizacji lub częściowej likwidacji), to zwiększenie/zmniejszenie tej wartości wprowadza się w programie Wyposażenie w zakładce Dane o amortyzacji kartoteki Środki trwałe. W oknie Zmniejszenie/zwiększenie wartości środka trwałego należy nacisnąć przycisk Nowy, a następnie uzupełnić datę i kwotę zwiększenia oraz opcjonalnie opis. Następnie zaznaczyć fistaszek w polu Uzwgl. w wart. pocz i zapisać dane przyciskiem Zatwierdź. Analogicznie wprowadzamy w programie zmianę stawki amortyzacyjnej. Należy nacisnąć przycisk Nowy w oknie Zmiana parametrów, uzupełnić pola Data, Stawka amort. oraz opcjonalnie Opis, a następnie zapisać dane klikając na przycisk Zatwierdź. Należy pamiętać o tym, aby po zmianie wartości środka trwałego, a także po zmianie stawki amortyzacyjnej, przygotować na nowo plan amortyzacji, naciskając w zakładce Amortyzacja przycisk Przygotuj plan.
Kartoteka inwentaryzacja
Jak przeprowadzić inwentaryzację w programie Wyposażenie?
- Aby rozpocząć inwentaryzację w programie Wyposażenie należy przejść do kartoteki Inwentaryzacja, nacisnąć przycisk Nowy w prawej górnej części okna, a następnie podać datę rozpoczęcia inwentaryzacji, uzupełnić opis (opcjonalnie) oraz zapisać dane naciskając przycisk Zatwierdź. Rozpoczęcie inwentaryzacji zablokuje możliwość pracy w kartotekach Wyposażenie i Środki trwałe. W dalszej kolejności należy przygotować inwentaryzację. Po naciśnięciu przycisku Przygotuj w dolnej części okna pojawi się okno Przygotuj inwentaryzację, w którym Użytkownik dokonuje wyboru parametrów inwentaryzacji. Mianowicie, może zadecydować o tym jakich składników majątkowych dotyczy inwentaryzacja, a także wskazać konkretne umiejscowienie i / lub osobę odpowiedzialną. W oknie tym wskazuje się również datę, według której program wyświetli stan ewidencyjny składników majątkowych. Jeżeli okaże się, że błędnie zostały wybrane parametry inwentaryzacji, to wówczas można przygotować ją jeszcze raz, jednak wszystkie wprowadzone w inwentaryzacji dane zostaną utracone. Po przygotowaniu inwentaryzacji Użytkownik ma możliwość wydrukowania Arkuszy spisu z natury. W tym celu powinien nacisnąć przycisk Spis z natury, a następnie w oknie Spis z natury uzupełnić parametry spisu. Użytkownik ma możliwość wydrukowania Arkuszy spisu z natury dla wybranego umiejscowienia, osoby odpowiedzialnej, czy też dla wybranych Grup wyposażenia. Po uzupełnieniu parametrów spisu należy nacisnąć przycisk Do druku, aby wydrukować arkusz spisu z natury. Po przeprowadzeniu spisu z natury stwierdzone ilości wpisujemy w kolumnie Il. stwierdzona. Program automatycznie wylicza różnice inwentaryzacyjne, oznaczając niedobory kolorem czerwonym, a nadwyżki kolorem zielonym. Po wprowadzeniu wszystkich danych Użytkownik ma możliwość wydrukowania wykazu różnic inwentaryzacyjnych. W tym celu należy kliknąć na przycisk Wykaz różnic... w dolnej części okna. Po zakończeniu wszystkich czynności związanych z inwentaryzacją należy zakończyć inwentaryzację w programie. W tym celu należy podświetlić wiersz z wybraną inwentaryzacją w górnej części okna, następnie uzupełnić datę zakończenia inwentaryzacji i zatwierdzić operację.
Jakie zastosowanie ma kolektor danych w programie Wyposażenie DDJ?
- Dzięki zastosowaniu technologii kodów kreskowych możliwe jest korzystanie z szerokiej gamy urządzeń do automatycznej identyfikacji wyposażenia takich jak: drukarki etykiet, czytniki kodów kreskowych, kolektory danych itp. Kolektory danych to proste, ręczne urządzenia, niezastąpione przy procesach inwentaryzacji i kontroli. Są wyposażone w czytnik kodów kreskowych oraz różną ilość pamięci dostępnej dla gromadzonych danych. W celu usprawnienia procesu inwentaryzacji oraz automatycznej identyfikacji wyposażenia i środków trwałych dostosowano program Wyposażenie DDJ do kolektora danych. Aby w pełni móc wykorzystać zalety w/w urządzenia podczas inwentaryzacji, należałoby wszystkie elementy wyposażenia, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych oznakować kodami kreskowymi. W ten sposób za pomocą czytnika kodów kreskowych lub kolektora możemy błyskawicznie zidentyfikować dany obiekt. Następnie podczas inwentaryzacji za pomocą przycisku Import - kolektor należy wczytać plik, do którego zostały zapisane dane poprzez w/w kolektor. Po wczytaniu pliku w oknie przygotowania inwentaryzacji zostaną naniesione ilości poszczególnych elementów w kolumnie Il. stwierdzona. Następnie możemy zakończyć inwentaryzację i sporządzić niezbędne wydruki.
